一、為了加強公司電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用，更好地為公司發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本公司實際，特作如下規(guī)定：
二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責
1、電子文件是公司開設(shè)的一種獨立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應加強領(lǐng)導。電子文件從形式到歸檔的管理過程中，由各科室專人負責。
2、電子文件應按制度嚴格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實和有效利用。
3、電子文件實行集中統(tǒng)一管理。安監(jiān)科要配備與業(yè)務部門兼容的計算機系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機讀。檔案人員應忠于職守，熟練地掌握計算機系統(tǒng)地使用技能，組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具，積極主動提供服務，充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。
三、電子文件地歸檔與保管
1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔。
2、各部門根據(jù)歸檔要求，在應歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應的標記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類組盤。
3、歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，以便于查找。
4、電子文件歸檔做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
5、電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
6、隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進行同步更新復制、復制或補救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存一年。
7、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備、溫度控制在14℃-16℃。
四、電子文件的提供和利用
1、封存的電子檔案外借時，要使用復制體，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
2、銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位主管、分管領(lǐng)導批準，方能銷毀。